Jan Slooijer



"Is jouw club al klaar voor de nieuwe privacywetgeving?"



Vanaf 25 mei 2018 gelden er nieuwe, strengere regels op het gebied van privacy: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze regels gelden ook voor sportverenigingen.

Intro


Hoewel de NOC*NSF, met de aangesloten sportbonden, vroegtijdig hebben opgeroepen tijdig te beginnen met de uitvoering van deze wetgeving is het bij het overgrote deel van de sportverenigingen in Nederland nog niet gelukt aan de eisen van deze wet te voldoen.
Veel sportbonden hebben de verenigingen een stappenplan aangeboden. Na het doorlopen van dit stappenplan weet je waaraan je moet voldoen, maar het eigenlijke werk komt daarna op de vereniging zelf neer. Nu moet er een Privacy Statement (privacy dossier) worden geschreven.
Voor de meeste verenigingen stopt het hier. De belangrijkste reden is dat bestuursleden en vrijwilligers niet weten hoe hieraan te beginnen of wat er allemaal in moet komen te staan.

Beginnen


De eerste stap is het vaststellen van beleid. Hoe wil jouw club omgaan met de privacy van haar leden? Dit houdt o.a. in dat moet worden vastgelegd welke gegevens er nodig zijn voor het doel waarvoor ze gevraagd worden. Leg bij elk doel op papier vast dat ook alleen die gegevens worden gevraagd die voor dat doel nodig zijn. Dit zal voor het aanvragen van een lidmaatschap en speelgerechtigd maken bij de bond veel uitgebreider zijn dan de gegevens die je nodig bent om bv. een clubblad te laten bezorgen.
Hierover komen veel vragen binnen. Ook vragen over fotografie en video opnames. Wat mag wel en wat niet en wat mag er gepubliceerd worden. Vragen over hoe een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsdocument moet worden opgesteld, passend bij de vereniging.
Ook worden er veel vragen gesteld over of de vereniging nu nog wel nieuwsbrieven mag versturen (per mail of via de post) en of men de adressen van de leden aan de sponsoren mag aanbieden of verkopen.

Uitvoeren


Over bedrijven en verenigingen die de zaken in mei 2018 niet klaar hadden heeft minister Sander Dekker van Rechtsbescherming gezegd dat de Autoriteit Persoonsgegevens niet onmiddellijk naar het zwaarste middel, een boete, zal grijpen. Het eerste jaar zal in het teken staan van verdere voorlichting en bijsturing, maar daarna zullen controles niet uitblijven.
Het is daarom belangrijk om alsnog met een Privacy Statement te beginnen of, wanneer je al wel bent begonnen, dit af te maken.

Onderhouden


Wanneer je denkt dat je nu klaar bent met uitvoering geven aan de wet, dan heb je het mis.
Regelmatig moet worden gecontroleerd of er wijzigingen zijn.
Ook moet je kunnen laten zien dat je de juiste technische en organisatorische maatregelen hebt genomen om de persoonsgegevens te beveiligen. Regelmatig wijzigen van wachtwoorden, een up-to-date virusscanner en firewall zijn belangrijke onderwerpen die in het verwerkingsregister moeten worden bijgehouden. Ook waar en hoe schriftelijke persoonsgegevens worden bewaard en door wie.

Jan Slooijer & voetbal


Jan Slooijer heeft uitgebereide kennis van de (amateur)voetbalwereld. Hij heeft al meer dan 45 jaar bestuurservaring opgedaan in de voetbalwereld, o.a. door: diverse commissie- en bestuursfuncties bij een plaatselijke voetbalvereniging, lid jeugdcommissie TVB (Twentse Voetbal Bond) regiovertegenwoordiger bij de BZV, (de Belangenorganisatie voor Zaterdag Voetbalclubs), lid van de districtscommissie wedstrijdzaken bij de KNVB, voorzitter BAV Oost (Belangenorganisatie voor Amateur Voetbalverenigingen - Oost). Voor deze laatste organisatie houdt hij zich vooral bezig met clubondersteuning en Juridische Ondersteuning.

Jan Slooijer & AVG


Jan Slooijer heeft ook uitgebereide kennis van de AVG. Hiervoor was hij ook al volledig op de hoogte van de Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens). Uitgangspunt is uit te dragen dat de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming niet is gemaakt om bestuurtje te pesten, maar de positie van de betrokkenen (leden) versterkt.

De belangrijkste punten in deze wet zijn:
verenigingen moeten aantonen welke gegevens voor welk doel nodig zijn,
aangeven op welke wijze u deze gegevens beschermt,
aangeven wanneer de gegevens verwijderd worden
het recht van de leden om vergeten te worden, etc.

Contact


Heb je ook vragen over de privacy wetgeving? Stel ze dan gerust.
Ook kun je via het e-mailadres contact opnemen wanneer je de werkzaamheden voor het opstellen van een Privacy Statement, met alle daarbij behorende formulieren, (zoals privacyverklaring, verwerkersovereenkomst, geheimhoudingsverklaring etc.) wilt uitbesteden.

06 21 887 893

info@slooijer.nl